Comment gérer son temps au travail ?

Dernière mise à jour : 6 avr.


cahier qui sert d'agenda chargé et coloré avec du jaune et du noir

Du lycée jusqu'à la retraite, les outils pour bien (ou mieux) gérer son temps sont populaires chez beaucoup de personnes.

Gérer son temps de manière adéquate est bien sûr un moyen de travailler plus efficacement et d'atteindre plus facilement les objectifs que nous avons, mais cela nous aide aussi à être plus épanoui.


En effet, si nous sommes plus efficaces pendant nos heures de travail, nous n'avons déjà pas à empiéter sur nos heures de repos pour travailler et nous nous sentons en outre plus disposés à nous détendre.

Voyons donc aujourd'hui ce que vous pouvez faire pour mieux gérer votre temps.


L'importance des listes

Il est évident que pour ne rien oublier et bien s'organiser, une liste des choses que l'on a à faire est une des choses les plus pratiques. Quand on parle de listes, certains ont parfois dans la tête des images de listes barbantes qui font trois pages et que nous n'allons jamais utiliser mais ce n'est pas forcément de cette manière là qu'il faut faire votre liste.

Le simple fait de prendre 5 minutes pour lister dans votre tête tout ce que vous avez à faire aujourd'hui et à quel moment vous aimeriez le faire vous aidera à être plus organisé dans la journée. Il ne faut en effet pas trop être psychorigide avec les listes, une journée de travail est faite d'imprévu et il ne faut pas que vous soyez déstabilisés parce que les choses ne se passent pas exactement comme vous l'aviez prévu.

Simplement, si vous savez par où vous commencer et comment vous aimeriez enchaîner vos tâches dans la journée, vous ne perdez pas de temps à vous dire "Qu'est-ce que je dois faire maintenant ?" Mentalement, le fait de lister posément les choses vous permet de ne pas avoir l'impression d'être dépassé.

femme travail sereinement sur son ordinateur avec une plante derrière elle

Quand on commence la journée sans vraiment savoir où l'on va, on peut vite se dire à midi "J'ai encore tout ça à faire !"

Et vous pouvez être sûr à ce moment là que vous serez moins efficace l'après-midi puisque vous serez démotivé.

Anticipez donc pour ne pas être pris de cours, si vous voyez que la journée est trop chargée, prenez le temps de décaler certaines choses à l'avance pour ne pas ressentir le sentiment frustrant de ne pas avoir assez bien travaillé à la fin de la journée alors que cette dernière était de toute façon trop chargée dès le départ.

Organisez également vos journées en fonction des moments de la journée où vous êtes le plus efficace. Si vous êtes plus efficace le matin, (ce qui est le cas de la plupart des gens), prévoyez de démarrer la journée avec les tâches qui demandent le plus d'efforts et allez-y decrescendo toute la journée pour rester efficace à chaque moment de la journée.

Il n'y a pas vraiment de règle avec les listes, certains aiment bien les faire une semaine à l'avance, d'autres un jour à l'avance, le tout est de trouver un fonctionnement qui vous convient et auquel vous savez que vous pouvez vous tenir. Vous pouvez aussi mettre sur vos listes vos objectifs et vos priorités comme nous allons le détailler tout de suite.

Avoir des priorités ou ne rien avoir

Que ce soit, à chaque début d'année, de mois, de semaine ou de journée, avoir une idée claire des choses les plus importantes que vous avez à faire est plus qu'utile. Si vous n'avez pas une direction claire et que vous ne savez pas pourquoi vous faites les choses, vous avez peu de chances d'être efficace.

liste d'objectifs à atteindre avec des numéros de différentes couleurs

Il y aura toujours des moments où vous vous demanderez si c'est ce que vous faites a du sens, si vous ne vous êtes pas trompé de chemin... Ces remises en question peuvent être bénéfiques voire nécessaires à certains moments car tous les êtres humains font des erreurs et il faut savoir faire machine arrière, mais vous ne pouvez pas les avoir trop souvent.

Donnez vous donc des objectifs clairs, demandez vous où vous voulez aller professionnellement à long terme et fixez-vous chaque jour des objectifs à court terme qui ont pour but de vous permettre d'atteindre petit à petit cet ou ces objectif(s) à long terme. Il n'y a probablement rien de mieux pour se motiver que de savoir réellement où l'on va et d'avoir le sentiment d'œuvrer pour cela au quotidien.

Evitez donc ainsi les moments de distraction et les coups de mou qui coûtent cher à la fin de la semaine quand on a pas réussi à faire tout ce que l'on voulait faire. Classez les tâches par importance en vous demandant quelles sont les éventuelles répercussions (négatives ou positives) qui pourraient arriver si vous faites ou ne faites pas cette tâche.

N'hésitez pas à chambouler votre programme si vous avez le sentiment que quelque chose de plus important vient d'apparaître devant vous et que le faire maintenant sera bénéfique pour vous et ceux avec qui vous travaillez. Ceux avec qui vous travaillez peuvent justement être vos ennemis ou vos alliés dans cette quête d'efficience, nous allons donc voir comment faire pour qu'ils soient bien vos partenaires et pas vos adversaires.

Ne pas être égocentrique sans se laisser marcher sur les pieds

Pour bien gérer son temps, il est par exemple primordial d'avoir le courage de dire non. Tout cela est dans la continuité de ce que l'on a expliqué sur les priorités, si ce sur quoi vous travailler est plus important ou plus urgent que ce que l'on vous demande de faire, savoir dire non vous permettra de gagner en efficacité.

équipe de travail en costume se joint les mains en signe d'union

Vous n'aurez déjà pas la frustration de ne pas pouvoir terminer ce que vous avez commencé et vous travaillerez tout simplement mieux puisque vos priorités sont bien gérées. Attention toutefois, il faut savoir mettre les formes et aussi malheureusement accepter de temps à autre de faire des compromis même si vous savez que cela n'est bon ni pour vous ni pour la collectivité parce qu'un supérieur vous le demande.

N'hésitez néanmoins pas à expliquer votre manière de voir les choses, votre patron(ne) ou collègue reste un être humain qui veut que les choses fonctionnent bien, si vous avez avancé de bons arguments, il est probable que la personne qui fait la demande accepte de changer d'avis et que la tâche que vous n'avez pas envie de faire soit assignée à quelqu'un d'autre.

Il est aussi possible que vous ayez affaire à quelqu'un d'orgueilleux qui ne voudra jamais changer d'avis, simplement pour avoir raison. C'est ce piège là, dans lequel il ne faut justement pas tomber. Savoir dire non ne signifie pas dire non systématiquement parce que l'on est centré que sur soi.

De même que vous souhaitez être entendu et compris par ceux avec qui vous collaborez, prenez le temps de voir ce qu'ils ont à vous proposer et soyez toujours dans une démarche d'échange et de communication pour que les choses avancent plus vite et soient mieux faites de manière collective.

La technique Pomodoro pour que les pauses ne soient pas inutiles

Prendre des pauses peut paraître inutile voire malvenu dans certaines entreprises qui fonctionnent avec des méthodes de management d'un autre temps mais elles ont une réelle utilité. Cependant, faire des pauses café trois fois en une heure au début de la journée parce que l'on veut passer un peu de temps avec les collègues et ne plus en faire l'après-midi parce que l'on est en retard est un exemple probant de temps mal utilisé.

collègues bien habillés prennent une pause café en plaisantant

Vos pauses font en fait partie intégrante de votre travail parce qu'elles vous permettent d'être plus à même de travailler efficacement quand vous les avez terminé (un peu comme le repos de fin de semaine fait partie intégrante de votre hygiène de vie parce qu'il vous permet de mieux travailler la semaine).

Prendre ces pauses au hasard n'est donc pas la meilleure chose à faire et la technique Pomodoro qui a été pensée dans les années 80 mais qui connaît un regain d'intérêt depuis quelques années peut vous aider à prendre vos pauses efficacement. Cette méthode consiste tout simplement à se fixer une période de temps de travail définie (normalement comprise entre 25 à 50 minutes) suivie d’une courte pause de 5 minutes.

Une pause plus longue (15-20 minutes) est ensuite prévue après 4 périodes de travail consécutives. Vous rechargez donc les batteries toutes les heures et vous ne prenez pas le risque d'enchaîner 4 heures d'affilée sans pause.

Faire autant de pauses, cela peut paraître énorme mais il faut garder en tête que le seul but de ces pauses est que vous soyez plus efficace lorsque vous travaillez, le temps "perdu" à faire des pauses sera donc largement récupérer pendant les périodes de travail où vous travaillerez mieux et plus rapidement.

Il ne s'agit bien sûr pas d'être à la minute près, si vous savez que vous pouvez faire 1h30 de travail et que cela ne vous empêchera pas d'être pleinement efficace toute la journée, alors il n'y a pas de problèmes, la chose principale à retenir est qu'il faut donner de l'importance aux pauses et les intégrer pleinement au cycle de travail.


Les dernières choses importantes à ne pas oublier

homme asiatique avec des lunettes pensif derrière son ordinateur

On termine cet article en vous donnant pêle-mêle quelques conseils et informations qui devraient vous permettre de mieux gérer votre temps. Il est déjà important de ne pas faire plusieurs choses à la fois. C'est souvent une chose que l'on aime mettre en avant pour dire que l'on est efficace mais cela altère en réalité la qualité de notre travail.

Selon une étude réalisée à l’Université Stanford aux États-Unis, les gens qui font souvent plusieurs tâches en même temps sont moins productifs et moins performants. Ne planifiez donc qu'une chose à la fois et restez concentré dessus. Pour rester concentré, méfiez vous aussi des réseaux sociaux, ils peuvent vous faire perdre énormément de temps sans même que vous vous en rendiez compte à cause d'une seule notification.

Les quitter définitivement n'est déjà pas une mauvaise idée mais vous pouvez sinon définir des plages horaires et vous y tenir si vous y trouver une vraie utilité.

Pour terminer sur les plannings, n'hésitez pas à garder de la place.

La flexibilité est importante, elle vous permet d'être plus réactif lorsque des éléments imprévus apparaissent, faites donc tout pour ne pas surcharger vos programmes.


Il est d'ailleurs probable que vous n'arriviez pas à faire tout ce que vous prévoyez à cause de perte de temps récurrentes que vous pouvez identifier.

Si vous remarquez que c'est à cause d'un collègue en particulier, vous pouvez lui dire gentiment, si c'est à cause de Twitter, désactivez Twitter !

Prenez le temps d'analyser vos propres comportements et mettez en lumière les choses qui vous font souvent perdre du temps.

Faites aussi en sorte d'être dans les meilleures conditions pour ne pas perdre de temps.

Chercher un dossier important au milieu de papiers et autres documents en vrac sur votre bureau fait perdre beaucoup de temps et vous risquez en plus de mettre vraiment beaucoup de temps à le trouver si toute votre équipe vous attend pour une réunion importante car vous serez stressé.

pile de dossiers de différentes couleurs à ranger sur un bureau

Ranger son bureau en amont peut donc paraître rébarbatif mais cela vous servira réellement au moment venu.

De même, pour votre travail comme pour toute autre chose dans votre vie, être en bonne forme physique vous permet d'être efficace.

Buvez donc beaucoup d'eau, prenez le temps d'acheter des bons produits et de les cuisiner correctement, dormez bien 7 à 8 heures par nuit, pratiquez une activité physique régulière... Ces choses là ne sont pas forcément celles qui font rêver mais ce sont des bases solides sur lesquelles toute votre vie s'appuie.


Mettre de l'ordre dans sa vie de manière générale vous permet d'être plus efficace, si il faut prendre quelques jours pour régler des situations familiales ou sentimentales, faites le, vous ne pourrez de toute façon pas travailler efficacement si votre esprit est occupé par ce qui passe dans votre vie personnelle.


Eloignez-vous aussi des situations qui vous font du mal d'un point de vue émotionnel car cela ressurgit forcément dans votre travail et finira par vous frustrer.

Il est possible que vous ne voyiez pas la lumière au bout du tunnel malgré tout ce que l'on a dit, dans ce cas, le problème est plus grave.


Il est sûrement temps de diminuer votre charge de travail avant que vous n'ayez plus aucune envie d’aller au travail, (et encore plus si c'est déjà le cas).

Selon la situation vous pouvez faire différentes choses comme changer votre environnement professionnel ou déléguer plus de choses à ceux qui travaillent avec vous.


Déléguer demande de faire confiance aux autres et d'accepter que vous ne pouvez pas tout contrôler, peut-être un autre travail que vous devez faire sur vous-même.

Repartez donc sur des bases saines et n'essayez plus d'être héroïque, si vous vous fixez des objectifs trop haut, vous avez de grandes chances de les rater et vous le sentirez venir.


Les pensées négatives auto-réalisatrices telles que "je vais rater", "je ne suis pas à la hauteur" vont alors arriver et votre estime de vous même va en prendre un grand coup, ce qui risque de vous rendre moins productif à long terme.

Il faut donc rester ambitieux mais garder en tête que l'on doit faire avec les moyens que l'on a et que les grandes choses prennent toujours du temps à se réaliser...

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