Comment gérer son temps au travail ?

Du lycée jusqu'à la retraite, les outils pour bien (ou mieux) gérer son temps sont populaires chez beaucoup de personnes.

Gérer son temps de manière adéquate est bien sûr un moyen de travailler plus efficacement et d'atteindre plus facilement les objectifs que nous avons, mais cela nous aide aussi à être plus épanoui.

En effet, si nous sommes plus efficaces pendant nos heures de travail, nous n'avons déjà pas à empiéter sur nos heures de repos pour travailler et nous nous sentons en outre plus disposés à nous détendre.

Voyons donc aujourd'hui ce que vous pouvez faire pour mieux gérer votre temps.

L'importance des listes

Il est évident que pour ne rien oublier et bien s'organiser, une liste des choses que l'on a à faire est une des choses les plus pratiques. Quand on parle de listes, certains ont parfois dans la tête des images de listes barbantes qui font trois pages et que nous n'allons jamais utiliser mais ce n'est pas forcément de cette manière là qu'il faut faire votre liste.

Le simple fait de prendre 5 minutes pour lister dans votre tête tout ce que vous avez à faire aujourd'hui et à quel moment vous aimeriez le faire vous aidera à être plus organisé dans la journée. Il ne faut en effet pas trop être psychorigide avec les listes, une journée de travail est faite d'imprévu et il ne faut pas que vous soyez déstabilisés parce que les choses ne se passent pas exactement comme vous l'aviez prévu.

Simplement, si vous savez par où vous commencer et comment vous aimeriez enchaîner vos tâches dans la journée, vous ne perdez pas de temps à vous dire "Qu'est-ce que je dois faire maintenant ?" Mentalement, le fait de lister posément les choses vous permet de ne pas avoir l'impression d'être dépassé.

Quand on commence la journée sans vraiment savoir où l'on va, on peut vite se dire à midi "J'ai encore tout ça à faire !"

Et vous pouvez être sûr à ce moment là que vous serez moins efficace l'après-midi puisque vous serez démotivé.

Anticipez donc pour ne pas être pris de cours, si vous voyez que la journée est trop chargée, prenez le temps de décaler certaines choses à l'avance pour ne pas ressentir le sentiment frustrant de ne pas avoir assez bien travaillé à la fin de la journée alors que cette dernière était de toute façon trop chargée dès le départ.

Organisez également vos journées en fonction des moments de la journée où vous êtes le plus efficace. Si vous êtes plus efficace le matin, (ce qui est le cas de la plupart des gens), prévoyez de démarrer la journée avec les tâches qui demandent le plus d'efforts et allez-y decrescendo toute la journée pour rester efficace à chaque moment de la journée.

Il n'y a pas vraiment de règle avec les listes, certains aiment bien les faire une semaine à l'avance, d'autres un jour à l'avance, le tout est de trouver un fonctionnement qui vous convient et auquel vous savez que vous pouvez vous tenir. Vous pouvez aussi mettre sur vos listes vos objectifs et vos priorités comme nous allons le détailler tout de suite.

Avoir des priorités ou ne rien avoir

Que ce soit, à chaque début d'année, de mois, de semaine ou de journée, avoir une idée claire des choses les plus importantes que vous avez à faire est plus qu'utile. Si vous n'avez pas une direction claire et que vous ne savez pas pourquoi vous faites les choses, vous avez peu de chances d'être efficace.

Il y aura toujours des moments où vous vous demanderez si c'est ce que vous faites a du sens, si vous ne vous êtes pas trompé de chemin... Ces remises en question peuvent être bénéfiques voire nécessaires à certains moments car tous les êtres humains font des erreurs et il faut savoir faire machine arrière, mais vous ne pouvez pas les avoir trop souvent.

Donnez vous donc des objectifs clairs, demandez vous où vous voulez aller professionnellement à long terme et fixez-vous chaque jour des objectifs à court terme qui ont pour but de vous permettre d'atteindre petit à petit cet ou ces objectif(s) à long terme. Il n'y a probablement rien de mieux pour se motiver que de savoir réellement où l'on va et d'avoir le sentiment d'œuvrer pour cela au quotidien.

Evitez donc ainsi les moments de distraction et les coups de mou qui coûtent cher à la fin de la semaine quand on a pas réussi à faire tout ce que l'on voulait faire. Classez les tâches par importance en vous demandant quelles sont les éventuelles répercussions (négatives ou positives) qui pourraient arriver si vous faites ou ne faites pas cette tâche.

N'hésitez pas à chambouler votre programme si vous avez le sentiment que quelque chose de plus important vient d'apparaître devant vous et que le faire maintenant sera bénéfique pour vous et ceux avec qui vous travaillez. Ceux avec qui vous travaillez peuvent justement être vos ennemis ou vos alliés dans cette quête d'efficience, nous allons donc voir comment faire pour qu'ils soient bien vos partenaires et pas vos adversaires.

Ne pas être égocentrique sans se laisser marcher sur les pieds

Pour bien gérer son temps, il est par exemple primordial d'avoir le courage de dire non. Tout cela est dans la continuité de ce que l'on a expliqué sur les priorités, si ce sur quoi vous travailler est plus important ou plus urgent que ce que l'on vous demande de faire, savoir dire non vous permettra de gagner en efficacité.

Vous n'aurez déjà pas la frustration de ne pas pouvoir terminer ce que vous avez commencé et vous travaillerez tout simplement mieux puisque vos priorités sont bien gérées. Attention toutefois, il faut savoir mettre les formes et aussi malheureusement accepter de temps à autre de faire des compromis même si vous savez que cela n'est bon ni pour vous ni pour la collectivité parce qu'un supérieur vous le demande.

N'hésitez néanmoins pas à expliquer votre manière de voir les choses, votre patron(ne) ou collègue reste un être humain qui veut que les choses fonctionnent bien, si vous avez avancé de bons arguments, il est probable que la personne qui fait la demande accepte de changer d'avis et que la tâche que vous n'avez pas envie de faire soit assignée à quelqu'un d'autre.

Il est aussi possible que vous ayez affaire à quelqu'un d'orgueilleux qui ne voudra jamais changer d'avis, simplement pour avoir raison. C'est ce piège là, dans lequel il ne faut justement pas tomber. Savoir dire non ne signifie pas dire non systématiquement parce que l'on est centré que sur soi.

De même que vous souhaitez être entendu et compris par ceux avec qui vous collaborez, prenez le temps de voir ce qu'ils ont à vous proposer et soyez toujours dans une démarche d'échange et de communication pour que les choses avancent plus vite et soient mieux faites de manière collective.

La technique Pomodoro pour que les pauses ne soient pas inutiles

Prendre des pauses peut paraître inutile voire malvenu dans certaines entreprises qui fonctionnent avec des méthodes de management d'un autre temps mais elles ont une réelle utilité. Cependant, faire des pauses café trois fois en une heure au début de la journée parce que l'on veut passer un peu de temps avec les collègues et ne plus en faire l'après-midi parce que l'on est en retard est un exemple probant de temps mal utilisé.

Vos pauses font en fait partie intégrante de votre travail parce qu'elles vous permettent d'être plus à même de travailler efficacement quand vous les avez terminé (un peu comme le repos de fin de semaine fait partie intégrante de votre hygiène de vie parce qu'il vous permet de mieux travailler la semaine).

Prendre ces pauses au hasard n'est donc pas la meilleure chose à faire et la technique Pomodoro qui a été pensée dans les années 80 mais qui connaît un regain d'intérêt depuis quelques années peut vous aider à prendre vos pauses efficacement. Cette méthode consiste tout simplement à se fixer une période de temps de travail définie (normalement comprise entre 25 à 50 minutes) suivie d’une courte pause de 5 minutes.

Une pause plus longue (15-20 minutes) est ensuite prévue après 4 périodes de travail consécutives. Vous rechargez donc les batteries toutes les heures et vous ne prenez pas le risque d'enchaîner 4 heures d'affilée sans pause.

Faire autant de pauses, cela peut paraître énorme mais il faut garder en tête que le seul but de ces pauses est que vous soyez plus efficace lorsque vous travaillez, le temps "perdu&